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Réussir la digitalisation de l’asset management en 10 étapes

MYRE
Nov 6, 2020
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Faire le choix d’un logiciel qui sera utilisé quotidiennement est un projet qui se doit d’être structuré pour assurer sa réussite. Voici dix étapes qui vous le permettront.

Dans l’article Asset Manager : pourquoi le métier se digitalise Vincent Evenou, directeur de l’Asset Management chez Keys REIM, revient sur les évolutions du métier et la nécessité de transformer ses processus de travail à l’aide d’outils numériques afin de préserver la valeur des immeubles et de se rapprocher des utilisateurs.

Il explique notamment comment MYRE lui assure une gestion proactive et d’anticipation : états locatifs, budgets de charges, valeur d'expertise, autant d’informations qui, réunies et analysées, vont permettre d’anticiper les actions de gestion vis-à-vis des locataires.

Pendant le confinement par exemple, des locataires de commerces notamment nous ont demandé des annulations de loyers. Pour leur répondre, nous nous sommes dits qu’il serait judicieux d’obtenir des contreparties. Mais ces contreparties ne peuvent être pertinentes que si elles sont adaptées à chaque locataire. Avoir une connaissance fine de l’ensemble de son patrimoine permet donc d’avoir des réactions rapides et de pouvoir prendre les bonnes décisions. Et ça, c’est fondamental quand on fait de l’asset management : proposer des solutions adaptées à nos utilisateurs, c’est pérenniser leur présence dans le temps, et donc la valeur de nos immeubles.

Dans ce contexte et forts de notre expérience, nous avons identifié les dix étapes qui vous permettront de réussir la digitalisation de votre asset management en choisissant la plateforme la mieux adaptée à votre besoin.

1. Définissez votre besoin

Chaque structure a un besoin différent. Il est important de déterminer les problématiques principales auxquelles l’outil doit répondre (trois maximum, sinon vous risquez de perdre de vue l’objectif principal), puis de les classer par ordre de priorité.

Réfléchissez ensuite à l’objectif espéré à un an. Cela vous permettra de vous projeter et définir des critères de sélection.

Par exemple, si vous êtes une SIIC, vous souhaitez avoir toutes les données nécessaires à vos asset reviews et reportings disponibles en temps réel.

Vous êtes une foncière ayant majoritairement recours à la dette, vous souhaitez un module financement intégré dans lequel modéliser votre dette et qui puisse se déverser dans votre cashflow.

Vous êtes une société de gestion de SCPI avec un property manager interne, vous avez besoin d’un module charges qui génère des factures et le suivi des impayés.

2. Clarifiez les différentes parties prenantes et leur rôle dans le projet

Commencez par établir votre plan d’action en définissant les personnes impliquées aux différentes étapes du projet.

Pour cela vous devez mandatez un asset manager qui se chargera d'effectuer des démos pour opérer une sélection des outils pertinents.

Ensuite il planifiera une seconde démo de la solution retenue avec les différents acteurs qui en seront les futurs utilisateurs (asset manager, property manager, analystes, etc).

Après cette étape viendra le moment de trouver un accord sur un tarif afin de présenter le projet chiffré au directeur général.

Le service juridique entrera ensuite dans la phase de mark-up avant de faire valider et signer le directeur général.

3. Élaborez un planning d’exécution depuis la recherche de la solution jusqu’à la première utilisation. Fixez-vous des délais et des dates limites

Les projets d’évaluation et l’implémentation d’une solution numérique peuvent sembler longs et fastidieux. Définir des délais vous permettra au contraire de structurer le projet tout en maîtrisant son avancement.

Choisir votre solution, de la recherche jusqu’à la signature ne devrait pas vous prendre plus de sept semaines.

Et pour les implémentations faciles, privilégiez les plateformes Saas comme MYRE. Cela signifie que l'outil ne nécessite pas d'installation, qu'il évolue régulièrement sans action de votre part et qu'il est toujours disponible et accessible à distance.

4. Définissez votre budget

Il n’est pas toujours évident de fixer un budget sans connaître les offres des différents éditeurs de logiciels. Pour cette raison, il est nécessaire de définir une fourchette et un budget maximal avec un responsable financier.

Cela vous permettra d’effectuer un premier filtre dans votre sélection de prestataires, et vous donnera un point d’ancrage pour une éventuelle négociation.

Méfiez-vous d’un prix trop bas, il peut être significatif d’un faible nombre de clients ou d’un manque de ressources internes pour vous accompagner sur le long terme.

5. Rédigez le cahier des charges

Vous devez déterminer de manière plus détaillée vos critères de sélection, en phase avec la ou les problématiques principales définies dans l’étape 1.

Par exemple, les interactions avec vos outils existants (comptabilité, ADB), les contraintes techniques, la sécurité de données, etc.

Cela vous permettra également de comparer les différentes solutions sur la base de critères objectifs.

6. Faites une sélection des plateformes et demandez une démo

Outre les propositions de valeur et les discours marketings, la démo est le moyen le plus sûr d’affirmer ou d’infirmer d’éventuels a priori. C’est le moment de découvrir l’outil et ses fonctionnalités dans leur globalité et de manière concrète.

Vous devez assister à une démo en temps réel. En plus d’estimer si les fonctionnalités répondent à vos besoins, c’est le seul moyen d’être en mesure de juger la réactivité, l’intuitivité et la simplicité d’usage d’une application.

Gardez vos critères d’évaluation et de priorités sous la main (ou en tête) afin de pouvoir les valider. Posez autant de questions que nécessaire.

Vous devriez trouver facilement comment demander une démo directement sur le site web de chaque prestataire.

7. Déterminez les mesures d’accompagnement mises en place par les prestataires

Les acteurs de la proptech sont souvent des startups, il est important de s‘assurer du bon suivi après-vente. La taille des équipes est un bon moyen de mesure.

Posez les questions suivantes :

  • Comment le suivi est-il organisé ?
  • L’équipe bénéficie-t-elle de customer success ?
  • Si besoin, un chef de projet vous est-il attribué ?

Après avoir assisté à une démo des différentes plateformes, comparez leur tarif. Un bon tarif est adapté au patrimoine de chaque structure et évolue avec elle.

9. Demandez des références

Il est crucial de pouvoir parler à différents clients, de préférence avec des problématiques similaires aux vôtres. N’hésitez pas à demander à votre interlocuteur deux à trois références.

Par exemple Anne-Marie Wu, analyste financière chez CeGereal, livre comment MYRE a répondu au besoin de fiabilité et centralisation des données qu’elle manipule au quotidien.

Sophie Kramer, asset manager chez Northwood Investors, explique quant à elle comment MYRE a optimisé son quotidien.

Caroline El-Khayer et Guillaume Herpin, property managers chez CBRE, partagent les bénéfices organisationnels qu’ils expérimentent depuis qu’ils utilisent MYRE.

10. Choisissez !

Vous avez vu les démos, vous connaissez l’offre d’accompagnement, vous avez conclu un accord sur un prix puis vous avez obtenu les validations nécessaires en interne, c’est le moment de sélectionner le partenaire qui répond au mieux à votre besoin.

Si vous n’êtes pas sûr que votre entreprise ait besoin de digitaliser son asset management voici 8 raisons signifiant qu’il est temps pour votre entreprise d’implémenter une plateforme collaborative d’asset management immobilier.

Vous avez besoin d’implémenter un outil complet, précis et intuitif ? N’hésitez pas à nous contacter.

Ressources :

La plateforme de gestion des données de l’immobilier

MYRE centralise, traite et analyse les données des actifs tout au long de leur vie.
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