Caroline El-Khayer et Guillaume Herpin sont property managers chez CBRE. Face aux problématiques de leur profession, voici leur retour d’expérience depuis leur utilisation de la solution MYRE.
Pouvez-vous nous décrire votre métier et ses enjeux ?
En tant que property managers, nous sommes des gestionnaires locatifs d’un ensemble immobilier.
Concrètement, nous intervenons de l’établissement du budget à la régularisation de charges des immeubles qui nous sont confiés. Nous facturons les loyers et les charges aux locataires ainsi que toute facturation supplémentaire type taxes, assurances… Nous sommes en charge de la relation avec divers interlocuteurs (propriétaires, asset managers, notaires, huissiers, syndic, expert-comptable et/ou cac… liste non exhaustive) et notamment avec les locataires, pour toute question liée à leur bail commercial. Nous nous occupons également de toute une phase de reporting au client, que ce soit par écrit ou lors de réunions périodiques sur la vie des immeubles.
Avant d’utiliser MYRE, quelles étaient vos problématiques au quotidien ? Quels problèmes rencontriez-vous ?
Nous avons un logiciel de gestion interne sur lequel nous rentrons tous les éléments sur la vie de l’immeuble (baux, dates d’entrée et de sortie, montant des loyers, factures, imposition, relevés de surfaces, budgets). Mais ces derniers ne sont pas ouverts à notre client, le propriétaire.
Ainsi, avant MYRE, lorsque le propriétaire souhaitait obtenir un document, il devait nous appeler. Il en allait de même pour l’asset manager, qui nous contactait pour tout besoin d’informations. Le délai de traitement était donc sujet aux échanges de plusieurs interlocuteurs.
Quels sont les bénéfices concrets en termes d’organisation ?
En termes de stockage de données, nous intégrons toutes les informations dans la plateforme MYRE pour permettre la transmission des documents ou d’un reporting au propriétaire, à l’instant T, dès qu’il le souhaite.
Ainsi, si demain nous sommes absents, en réunion ou en formation, le propriétaire a accès à toutes ces informations. La communication est donc beaucoup plus aisée.
De même, dans le cas d’un turn over des équipes ou quels que soient les changements en interne, la donnée est sauvegardée sous MYRE, elle est donc extrêmement fiable et ne peut être perdue.
Quel est l’intérêt de centraliser les informations sur une plateforme ?
Premier avantage, les données sont sécurisées puisque le propriétaire indique à MYRE quelles personnes peuvent avoir accès aux documents via un code. S’il décide de mettre un terme à notre mandat, il peut suspendre notre accès à ses données.
MYRE permet un gain de temps dans la communication avec le propriétaire, une transmission de l’information plus rapide, et une conservation des données plus pérenne.
De plus, si le propriétaire veut un jour mettre en vente son immeuble, la data room est complète et déjà prête puisque tous les documents, même ceux dont nous ne sommes pas responsables, sont centralisés dessus. C’est donc un vrai gain de temps.
En bref, la plateforme MYRE permet un gain de temps dans la communication avec le propriétaire, une transmission de l’information plus rapide, et une conservation des données plus pérenne.
Cela permet-il une meilleure communication avec l’asset manager ?
L’asset manager gagne en autonomie puisqu’il n’a plus forcément besoin de passer par nous pour obtenir une information. Il a accès et sait où trouver directement les données dont il a besoin sans nous contacter. Les demandes de transmission de documents diminuent drastiquement et les échanges sont plus fluides.
L’aspect collaboratif, c’est nouveau ? Ça vous plaît ?
Cet aspect collaboratif est très intéressant puisqu’il permet d’avoir une base de données complète et sûre pour un bien locatif.
Notre métier évoluant sans cesse, on nous demande de plus en plus de reportings personnalisés et poussés et c’est là que cet outil est très utile et prend tout son sens.
La plateforme est ouverte à l’ensemble des acteurs de la vie de l’immeuble (le property manager, le propriétaire et ses différents interlocuteurs : expert comptable, expert type géomètre, etc), quel que soit le rôle et la société de chacun, tout en restant sécurisée par le biais de droits d’accès différenciés.
Vous le conseilleriez à des confrères ?
Dans le cadre de la data room et de la gestion électronique des documents, cette solution MYRE est vraiment pratique.
De plus, notre métier évoluant sans cesse, on nous demande de plus en plus de reportings personnalisés et poussés et c’est là que cet outil est très utile et prend tout son sens.
Autre point très appréciable : il est important pour nous d’avoir un service qui nous réponde et MYRE a un très bon suivi, une hotline vraiment très efficace ! Une personne nous est dédiée, avec une très grande disponibilité. MYRE organise également des formations sur place, c’est très appréciable.
