Implémenter un logiciel est un processus qui nécessite une bonne collaboration en interne et la mise en place de mesures pour accompagner la conduite du changement. Voici les huit bonnes pratiques que nous avons identifiées pour vous y aider.
Forts de notre expérience dans la mise en place d’outils numériques auprès de nos clients et l’accompagnement de leurs équipes, nous souhaitons vous partager les bonnes pratiques adaptables à tout projet de digitalisation d’un métier ou implémentation d’un outil.
Ces bonnes pratiques sont le fruit de l’amélioration continue des processus d’implémentation mis en place en collaboration avec nos utilisateurs, que nous remercions vivement pour leur implication.
1. Identifiez puis triez les sujets de difficultés et les besoins.
Même si l’objectif initial du projet n’est pas forcément le même selon l’entreprise, très souvent il est porté par le besoin d’améliorer son efficacité opérationnelle. Dans tous les cas, implémenter un logiciel est un bon moment pour faire le point sur sa manière de travailler et voir si l’on peut améliorer son efficacité.
2. Dressez un état des lieux rigoureux des données et logiciels existants concernés au sein de l’organisation.
Cette étape facilitera grandement le processus d’intégration et/ou de migration des données dans le nouvel outil.
3. Sélectionnez les personnes clefs qui seront impliquées dans le projet.
Leader, métier, IT... formez une équipe dédiée à sa mise en place. La création d’une équipe est une étape cruciale, qui passe par la définition des rôles de chacun depuis le responsable du budget jusqu’à l’opérationnel qui sera chargé de l’adoption du logiciel.
4. Mettez en place un suivi de projet d’implémentation rigoureux avec délivrables et deadlines.
L’éditeur que vous devez choisir est celui qui, véritable partenaire, vous accompagnera dans ce processus. Vous aurez chez lui une équipe dédiée avec chef de projet et customer success.
5. Communiquez sur l’utilisation du nouveau logiciel.
Il est important qu’un responsable de la direction informe de manière formelle les équipes, en clarifiant les attentes pour chaque métier.
6. Organisez des ateliers de formation pour les collaborateurs et partenaires externes.
De préférence en petits groupes et par métier, ce qui vous garantira un meilleur engagement.
7. Contractualisez l’utilisation de la plateforme pour les partenaires et objectivez les collaborateurs.
L’expérience nous a permis d’identifier que responsabiliser les utilisateurs est indispensable pour une bonne adoption du logiciel.
8. Partagez les bonnes pratiques.
Demandez un guide des d’utilisations à votre éditeur et à terme, pensez à regrouper vos bonnes pratiques dans un document partagé en interne.
Les points 5, 6, et 7 vous aideront à cadrer la conduite du changement chez les plus récalcitrants. Le point 3 est également pertinent ici, puisque les personnes clefs choisies doivent pouvoir jouer le rôle d’influenceur.
Pensez également à mettre le doigt sur les bénéfices qu’apporte le logiciel aux utilisateurs réticents : comment l’outil peut-il valoriser leur travail ?
Si vous avez besoin de conseils pour choisir un logiciel de manière structurée, nous avons également publié un article pour vous aider à réussir la digitalisation de l’asset management en choisissant la plateforme la mieux adaptée à son besoin en 10 étapes.
